PDPA Review เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรของเรามั่นใจในความถูกต้องและความปลอดภัยของการจัดเก็บข้อมูล แต่การเตรียมตัวสำหรับ Review ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยาก หากเรามีการเตรียมความพร้อมที่ดี มาดูเคล็ดลับง่าย ๆ เพื่อเตรียมองค์กรให้พร้อมรับการตรวจสอบแบบมืออาชีพกันค่ะ!🔗
1.จัดทำ ตรวจสอบและปรับปรุงเอกสาร 📂📝
• หมั่นตรวจสอบและแก้ไข เอกสาร RoPA (Record of Processing Agreement) โดยอาจจะมีการจัดประชุมคณะ DPO
ให้มาตรวจสอบร่วมกันทุก 6 เดือนหรือ 1 ปี เพื่อให้การบันทึกกิจกรรมดำเนินงานเป็นปัจจุบันและถูกต้อง
• ข้อมูลที่ได้รับมาสำหรับการประมวลผลข้อมูลนั้นมีฐานกฏหมาย (Lawful Basis) รองรับครบถ้วนหรือไม่? ซึ่งหากไม่มีฐานกฏหมายใดมารองรับจำเป็นต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล โดยจะต้องจัดทำ “เอกสารขอความยินยอม (Consent Form)”
• จัดทำนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ทุกประเภท ที่องค์กรมีการจัดเก็บและนำข้อมูลไปใช้เพื่อให้เจ้าของข้อมูลได้ทราบ วิธีการจัดเก็บรวบรวม การนำไปใช้ และการทำลาย รวมถึงมาตรการความปลอดภัยของข้อมูล
2. ประเมินความเสี่ยงและจัดการ 🔍
• จัดทำแบบประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล(Data Protection Impact Assessment: DPIA) เพื่อให้ทราบถึงความเสี่ยงของข้อมูลที่ประมวลผล โดยหากมีข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูงจะต้องรีบดำเนินการแก้ไข และ กำหนดมาตราการความเสี่ยงที่เหมาะสมได้
ข้อควรรู้💡 : ทุกองค์กรไม่จำเป็นต้องทำ DPIA โดยการทำ DPIA นั้น เบื้องต้นต้องมีกิจกรรมการประมวลผลที่มีการทำ Profilling หรือการประมวลผลข้อมูลอ่อนไหวที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงสูง และมีกระบวนการอื่นๆอีก
หากท่านสงสัยว่าองค์กรของท่านจำเป็นต้องทำ DPIA หรือไม่ ?
3. อบรมและให้ความรู้แก่พนักงาน 🎓👩💼
• พนักงานคือหัวใจสำคัญขององค์กร
สำหรับ PDPA ก็เช่นกัน การอบรมและให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับความสำคัญ PDPA ให้สามารถปฏิบัติตามแนวทางที่กฏหมายกำหนดได้ เช่น การกำหนดระดับชั้นความลับของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย เพื่อสร้างรากฐานที่มั่นคงให้แก่องค์กร เมื่อทุกคนมีส่วนร่วมและตระหนักถึงความสำคัญของ PDPA เราจะสามารถสร้างองค์กรที่ปลอดภัยสำหรับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างแน่นอน!
4. ตรวจสอบระบบ Cyber Security เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล 🔐
• การตรวจสอบและอัปเดท IT Security ให้เป็นไปตามมาตรฐาน จะช่วยอุดช่องโหว่ป้องกันความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล
ที่อาจถูกโจมตีได้
• Backup ข้อมูลกันเถอะ! หากโดนการโจมตีทาง Cyber ไม่ว่าจะในรูปแบบแฮกเกอร์หรือมัลแวร์ข้อมูลที่สำรองไว้ก็จะยังกู้คืนได้
เชื่อว่าในหลายองค์กรก็อาจจะยังไม่ได้เริ่มต้นและยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอย่างไร เนื่องจากกฏหมาย PDPA ก็ถือว่าเป็นเรื่องใหม่สำหรับหลายๆองค์กร และในตอนนี้กฎหมายPDPA กำลังเข้มงวดมากขึ้นเรื่อยๆ การตรวจสอบ PDPA ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต หากต้องการผู้ช่วย WhiteFact มีบริการ PDPA Review สำหรับทุกองค์กร
