ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลเป็นสินทรัพย์สำคัญ การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลไม่เพียงแต่เป็นหน้าที่ทางกฎหมาย แต่ยังสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าอีกด้วย
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องมีการตรวจสอบและดำเนินการอย่างรอบคอบ โดยเรามี Checklist ง่ายๆ ให้ธุรกิจของคุณ ตรวจสอบว่าพร้อมหรือไม่ มาเริ่มกันเลย ✨
1. การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO: Data Protection Officer) มาตรา 41
DPO คือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการแต่งตั้งเพื่อดูแลและตรวจสอบการดำเนินการเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) โดยมีบทบาทสำคัญในการป้องกันและจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล
สรุป 💡: การมี DPO ที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมาย แต่ยังเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจจากลูกค้าอีกด้วย
สรุป 💡: การมี DPO ที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมาย แต่ยังเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจจากลูกค้าอีกด้วย
2. การจัดทำเอกสารบันทึกการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (RoPA:Record of Proccessing) มาตรา 39
เอกสารที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรเปรียบเสมือนคู่มือที่บอกเราว่า องค์กรเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เก็บไว้ทำไม
เก็บไว้นานแค่ไหน และนำข้อมูลไปใช้ทำอะไรบ้าง และเราจะมีการทำลายอย่างไร ซึ่งวิธีการจัดทำจะเป็นเอกสาร หรือใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้
ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญในการจัดทำ RoPA ?
เพื่อให้เจ้าของข้อมูลและสำนักงานคณะกรรมคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสคสตรวจสอบได้ และเป็นหลักฐานสำคัญว่าองค์กรปฏิบัติตามกฏหมาย เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อข้อมูล เพื่อประเมินและป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยหากองค์กรต้องการโซลูชั่นที่จะช่วยคุณจัดทำ RoPA ให้ปฏิบัติตามข้อกฏหมายอย่างถูกต้องและองค์กรสามารถค้นหาและนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่ายขึ้น
ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญในการจัดทำ RoPA ?
เพื่อให้เจ้าของข้อมูลและสำนักงานคณะกรรมคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสคสตรวจสอบได้ และเป็นหลักฐานสำคัญว่าองค์กรปฏิบัติตามกฏหมาย เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อข้อมูล เพื่อประเมินและป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยหากองค์กรต้องการโซลูชั่นที่จะช่วยคุณจัดทำ RoPA ให้ปฏิบัติตามข้อกฏหมายอย่างถูกต้องและองค์กรสามารถค้นหาและนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่ายขึ้น
3. การจัดทำแบบฟอร์มขอความยินยอม (Consent) มาตรา 19
หนึ่งในหลักสำคัญของ PDPA คือ การขอความยินยอม
การขอความยินยอม หมายถึง การที่องค์กรขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อนเก็บหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลซึ่งหลายคนอาจจะคุ้นเคยกันอยู่แล้ว ยกตัวอย่างเช่น ก่อนจะทำการขอสินเชื่อกับธนาคาร เราจะต้องมีการให้ความยินยอมในการเปิดเผยข้อมูลส่วนตัว เพื่อใช้ในการตรวจสอบประวัติเครดิตจากเครดิตบูโร เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ในการให้สินเชื่อที่เหมาะสมกับเราได้
โดยหากทางเจ้าของข้อมูลหรือลูกค้ามีการให้ความยินยอมแล้ว ในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล (Data Controller) ก็ต้องปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ที่เจ้าของข้อมูลได้ให้ความยินยอมไว้
หากผู้ควบคุมข้อมูลละเลย โดยการนำข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลไปใช้โดยที่ไม่ได้รับความยินยอม จะส่งผลให้ผู้ควบคุมข้อมูลอาจจะได้รับโทษ ตามกฎหมายทั้งทางแพ่ง อาญา และปกครองได้ เนื่องจากไม่ปฏิบัติตามกฏหมาย PDPA
การขอความยินยอม หมายถึง การที่องค์กรขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อนเก็บหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลซึ่งหลายคนอาจจะคุ้นเคยกันอยู่แล้ว ยกตัวอย่างเช่น ก่อนจะทำการขอสินเชื่อกับธนาคาร เราจะต้องมีการให้ความยินยอมในการเปิดเผยข้อมูลส่วนตัว เพื่อใช้ในการตรวจสอบประวัติเครดิตจากเครดิตบูโร เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ในการให้สินเชื่อที่เหมาะสมกับเราได้
โดยหากทางเจ้าของข้อมูลหรือลูกค้ามีการให้ความยินยอมแล้ว ในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล (Data Controller) ก็ต้องปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ที่เจ้าของข้อมูลได้ให้ความยินยอมไว้
หากผู้ควบคุมข้อมูลละเลย โดยการนำข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลไปใช้โดยที่ไม่ได้รับความยินยอม จะส่งผลให้ผู้ควบคุมข้อมูลอาจจะได้รับโทษ ตามกฎหมายทั้งทางแพ่ง อาญา และปกครองได้ เนื่องจากไม่ปฏิบัติตามกฏหมาย PDPA
4. การจัดทำ Cookie Consent Banner (Cookie Consent) มาตรา 19
เว็บไซต์ขององค์กรจะต้องมีการจัดทำคุกกี้แบนเนอร์ เนื่องจากมีกฏหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่กำหนดให้เว็บไซต์ต้องขอความยินยอมจากผู้ใช้ก่อน ดังนั้น คุกกี้แบนเนอร์ที่ดีควรมีอะไรบ้าง ?
1) ข้อความแจ้งเตือนที่ชัดเจน อ่านง่าย และเข้าใจง่าย
2) อธิบายประเภทของคุกกี้ที่เว็บไซต์ใช้
3) อธิบายวัตถุประสงค์ในการใช้คุกกี้ แจ้งผู้ใช้เกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ ที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ เช่น ยอมรับคุกกี้ทั้งหมด ตั้งค่าคุกกี้บางประเภท หรือปฏิเสธคุกกี้ทั้งหมด
4) ลิงก์ไปยังนโยบายความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์
สรุป 💡: คุกกี้แบนเนอร์เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้เว็บไซต์ควรทราบและทำความเข้าใจ ผู้ใช้ควรอ่านข้อความแจ้งเตือนคุกกี้แบนเนอร์อย่างละเอียดและตัดสินใจเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับตนเอง
1) ข้อความแจ้งเตือนที่ชัดเจน อ่านง่าย และเข้าใจง่าย
2) อธิบายประเภทของคุกกี้ที่เว็บไซต์ใช้
3) อธิบายวัตถุประสงค์ในการใช้คุกกี้ แจ้งผู้ใช้เกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ ที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ เช่น ยอมรับคุกกี้ทั้งหมด ตั้งค่าคุกกี้บางประเภท หรือปฏิเสธคุกกี้ทั้งหมด
4) ลิงก์ไปยังนโยบายความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์
สรุป 💡: คุกกี้แบนเนอร์เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้เว็บไซต์ควรทราบและทำความเข้าใจ ผู้ใช้ควรอ่านข้อความแจ้งเตือนคุกกี้แบนเนอร์อย่างละเอียดและตัดสินใจเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับตนเอง
5. การจัดทำนโยบายความเป็นส่วนตัว (Privacy Policy) มาตรา 23
การมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนและโปร่งใส ไม่เพียงแค่ช่วยปกป้องข้อมูลของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังสร้างความเชื่อมั่นและความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของเราอีกด้วยนะคะ 🔒😊
📌 แล้วนโยบายความเป็นส่วนตัวต้องมีอะไรบ้าง? มาดูกันเลย:
1) ข้อมูลที่เก็บรวบรวม: บอกลูกค้าชัดเจนว่าเราจะเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ, ที่อยู่, อีเมล เป็นต้น
2) วิธีการใช้ข้อมูล: อธิบายว่าเราจะใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเพื่ออะไรบ้าง เช่น เพื่อปรับปรุงบริการ, ส่งเสริมการขาย หรือแจ้งข่าวสารต่างๆ
3) การแชร์ข้อมูล: แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าเราจะแชร์ข้อมูลกับบุคคลที่สามหรือไม่ และถ้าแชร์ จะเป็นใครและเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
4) การปกป้องข้อมูล: บอกถึงมาตรการที่เราใช้เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้า ไม่ให้ถูกเข้าถึงหรือใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง
5) สิทธิของลูกค้า: อธิบายสิทธิของลูกค้าในการเข้าถึง, แก้ไข, หรือขอลบข้อมูลของตนเอง
สรุป💡: การสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวไม่ใช่เรื่องยาก แต่มีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจในยุคดิจิทัลนี้ ถ้ายังไม่มี อย่าลืมจัดทำนะคะ!
📌 แล้วนโยบายความเป็นส่วนตัวต้องมีอะไรบ้าง? มาดูกันเลย:
1) ข้อมูลที่เก็บรวบรวม: บอกลูกค้าชัดเจนว่าเราจะเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ, ที่อยู่, อีเมล เป็นต้น
2) วิธีการใช้ข้อมูล: อธิบายว่าเราจะใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเพื่ออะไรบ้าง เช่น เพื่อปรับปรุงบริการ, ส่งเสริมการขาย หรือแจ้งข่าวสารต่างๆ
3) การแชร์ข้อมูล: แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าเราจะแชร์ข้อมูลกับบุคคลที่สามหรือไม่ และถ้าแชร์ จะเป็นใครและเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
4) การปกป้องข้อมูล: บอกถึงมาตรการที่เราใช้เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้า ไม่ให้ถูกเข้าถึงหรือใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง
5) สิทธิของลูกค้า: อธิบายสิทธิของลูกค้าในการเข้าถึง, แก้ไข, หรือขอลบข้อมูลของตนเอง
สรุป💡: การสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวไม่ใช่เรื่องยาก แต่มีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจในยุคดิจิทัลนี้ ถ้ายังไม่มี อย่าลืมจัดทำนะคะ!
6. แบบฟอร์มการขอใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูล (Data Subject Request Form) มาตรา 19, 30-35
แบบฟอร์มการขอใช้สิทธิในฐานะเจ้าของข้อมูล (DSAR) เป็นเครื่องมือที่ให้เจ้าของข้อมูลสามารถดำเนินการขอใช้สิทธิข้อมูลส่วนตัวที่ผู้ควบคุมข้อมูลหรือองค์กรจัดเก็บไว้ เช่น ขอเข้าถึงสำเนา เป็นต้น
โดยการเตรียมความพร้อมสำหรับองค์กรในการจัดเตรียม DSAR มีอะไรบ้างมาดูกัน
1) จัดตั้งช่องทางสำหรับการรับคำร้องขอ 📬
คุณสามารถสร้างแบบฟอร์ม DSAR ให้ลูกค้าสามารถเปิดคำขอใช้สิทธิได้ โดยสามารถทำได้ทั้งในรูปแบบเอกสาร หรือ แบบฟอร์มออนไลน์ โดยองค์กร
2) มีแผนการดำเนินการที่ชัดเจน 📝
องค์กรจำเป็นต้องมีแผนการดำเนินการ หรือ Workflow ที่ช่วยจัดการคำร้องอย่างชัดเจน เช่น หากมีการเปิดคำร้องจากเจ้าของข้อมูลจะดำเนินการต่ออย่างไร บุคคลใดเป็นผู้รับผิดชอบ และมีระยะเวลาในการตอบคำร้องที่แน่นอน
โดยการเตรียมความพร้อมสำหรับองค์กรในการจัดเตรียม DSAR มีอะไรบ้างมาดูกัน
1) จัดตั้งช่องทางสำหรับการรับคำร้องขอ 📬
คุณสามารถสร้างแบบฟอร์ม DSAR ให้ลูกค้าสามารถเปิดคำขอใช้สิทธิได้ โดยสามารถทำได้ทั้งในรูปแบบเอกสาร หรือ แบบฟอร์มออนไลน์ โดยองค์กร
2) มีแผนการดำเนินการที่ชัดเจน 📝
องค์กรจำเป็นต้องมีแผนการดำเนินการ หรือ Workflow ที่ช่วยจัดการคำร้องอย่างชัดเจน เช่น หากมีการเปิดคำร้องจากเจ้าของข้อมูลจะดำเนินการต่ออย่างไร บุคคลใดเป็นผู้รับผิดชอบ และมีระยะเวลาในการตอบคำร้องที่แน่นอน
" ตามหลักกฏหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หากเจ้าของข้อมูลมีการเปิดคำร้องขอใช้สิทธิแล้วผู้ควบคุมข้อมูล หรือองค์กรมีหน้าที่ปฏิบัติและดำเนินการตามคำร้องภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่ร้องขอ "
ซึ่งในแต่ละคำร้องจะต้องมีการตรวจสอบสิทธิและพิจารณาว่าสามารถปฏิบัติตามคำร้องได้หรือไม่ โดยหากคำร้องไม่เป็นไปตามเงื่อนไข ผู้ควบคุมข้อมูลหรือองค์กรก็สามารถปฏิเสธคำร้องได้เช่นกัน
สำหรับการจัดการคำร้องของเจ้าของข้อมูล ทาง WhiteFact มี Solution : Data Subject Management ที่จะช่วยให้คุณบริหารคำร้องได้อย่างเป็นระบบและสะดวกมากยิ่งขึ้น💜
หากสนใจสามารถติดต่อเราได้ที่อีเมล 📧: whitefact.support@g-able.com ได้เลยนะคะ
สำหรับการจัดการคำร้องของเจ้าของข้อมูล ทาง WhiteFact มี Solution : Data Subject Management ที่จะช่วยให้คุณบริหารคำร้องได้อย่างเป็นระบบและสะดวกมากยิ่งขึ้น💜
หากสนใจสามารถติดต่อเราได้ที่อีเมล 📧: whitefact.support@g-able.com ได้เลยนะคะ